Agent chargé d'accueil (h/f)

Suite à une mobilité interne, la commune de Semblançay est à la recherche d'un agent chargé de l'accueil, de l'état civil, des affaires associatives et de la gestion du cimetière.

L'agent recruté sera chargé d’accueillir de manière physique et téléphonique les usagers, orienter, renseigner et informer le public. Il représentera l'image de la collectivité auprès des usagers.

L'agent sera également placé sous la responsabilité hiérarchique du Directeur Général et du Maire.

Il sera au contact régulièrement de son élu en charge de l'administration et des associations.

Accueil public et affaires générales

Activités générales :
- Accueil téléphonique, physique, renseignements et orientation du public, des associations et des fournisseurs.
- Gestion de la boîte mail (transfère des e-mails aux élus, aux agents administratifs, classement dans l’arborescence des dossiers, suppression, réponses, etc.).
- Accueil des nouveaux habitants (dossier accueil).
- Tenue des plannings des salles sur Google agenda et sur papier.
- Réception, traitement, diffusion et affichage d'informations sauf si celles-ci relève de la Communication (Évènements, information devant être diffusée sur le site internet de la commune). Dans ce cas, transférer à l’agent en charge de la Communication.
- Gestion des demandes de la population : formulaires incidents voirie, messages
- Délivrance de documents administratifs (attestation : chiens dangereux, débits de boisson etc.). les documents d'urbanisme seront donnés principalement par l’agent en charge de l’urbanisme.

Activités spécifiques :
- S'assurer de la bonne tenue des registres et boîtes de classement.
- Enregistrement du courrier, vérification et impression des mails et fax ; expédition du courrier (se rendre à La Poste).
- Réception des colis avec contrôle.
- Délivrance des sacs jaunes, suivi du listing d'ordures ménagères.
- Gestion et délivrance des clefs.
- Gestion et commande des imprimés (Préfecture).
- Information délivrée pour les travaux de généalogie des demandeurs selon les règles relatives à leur délivrance.
- Transmission des demandes de logement social.
- Photocopies et fax des administrés et des associations.
- Aides ponctuelles sur des travaux divers (mise sous pli, courriers à taper etc.).
- Tâches administratives et de secrétariat, réalisation de travaux bureautique.
- Tri, classement et archivage de documents relatifs à l'accueil.

Etat -civil et gestion du cimetière communal

Etat-civil :
- Enregistrement des actes d'Etat civil, tenue administrative des registres, délivrance des fiches d’inscription électorale, suivi des évènements d’Etat-civil.
- Attestations de recensement militaire
- Reconnaissances anticipées

Cimetière :
- Saisir les actes de concessions du titre provisoire de recettes
- Enregistrer les nouvelles concessions sur le logiciel (sur le plan et dans la base de données)
- Faire les recherches nécessaires pour enregistrer les descendants de concessionnaires, déclarations de travaux, ou tout évènement lié aux concessions
- Repérage si besoin sur le terrain et mise à jour du plan
- Suivi de la procédure de reprise

Affaires associatives et communication
- Gestion des demandes de matériel communal et intercommunal
- Relation avec le service technique pour la logistique des évènements
- Relation avec le service communication pour la mise à jour du site internet et pour assurer la coordination des évènements communaux en termes de communication
- Gestion des demandes de salles ou toute autre demande des associations
- Constitution du dossier de l’adjointe de référence pour la réunion annuelle des associations et au forum des associations
- Aide ponctuelle à l’organisation des évènements festifs
- Suivi des dossiers de subventions de l’année avec la comptable

Au regard de ses missions l'agent devra présenter les qualités et/ou compétences suivantes :

Savoir :
- Connaissance de l’environnement institutionnel, des collectivités territoriales et de la fonction publique territoriale
- Connaissances générales des différentes missions de la Collectivités susceptibles de faire l’objet de demandes par la population
- Connaissances spécialisées en matière d’état-civil, de la gestion d’un cimetière communal, des élections
- Maîtrise de l’expression écrite et orale
- Maîtrise des outils informatiques (logiciel SEGILOG), bureautiques (EXCEL, WORD,…). Connaissance de base du logiciel de SIG du SIEIL pour consultation basique.

Savoir-faire et savoir-être
- Accueil du public : amabilité, qualité d'écoute et de maîtrise de soi, s'exprimer clairement, recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques, gérer les situations conflictuelles ; rédaction et diffusion des messages.
- Écoute des attentes, reformulation des demandes
- Savoir s’adapter aux spécificités des publics, aux différents interlocuteurs
- Savoir comprendre une demande, filtrer et orienter les correspondants
- Renseignement du public : identifier et gérer la demande et son degré d'urgence ; orienter le public sur le fonctionnement de la collectivité.
- Gérer les situations de stress
- Respecter la confidentialité
- Affichage d'informations : diffuser des informations ou des documents par voie d'affichage, savoir éliminer les documents.
- Savoir travailler en équipe, diffuser l’information, être force de propositions pour améliorer le service
- Savoir s’organiser, gérer ses priorités
- Savoir prendre des notes
- Savoir gérer et suivre une procédure, être méthodique

Conditions et contraintes d'exercice

Temps de travail hebdomadaire

Horaires fixes, pas d’astreintes, ponctualité.

Discrétion professionnelle, secret professionnel, devoir de réserve

Garant de l’image du service public : l’agent doit avoir une attitude, un comportement et une tenue vestimentaire irréprochables

Grande disponibilité vis-à-vis des administrés et des élus

Gestion simultanée de différents dossiers

Travail sur écran

Sens du contact avec le public